برای مشتری، این مفاهیم بسیار جذاب است: پرداختن به مسائلی مانند مدیریت بهتر موجودی ، کاهش ضایعات، چرخش سریع تر و خرید در آخرین لحظه. اما برای ارائه ­دهندگان چاپ­های سفارشی، مشکلاتی پنهانی وجود دارد که باعث می شود این کسب­ وکار کمتر از آنچه شما باور دارید و آنچه در تبلیغات می بینید مطلوب باشد.

 کسی که به طور مداوم این موضوع را یادآوری می کند، دکتر "مارک فلمینگ"است، کسی که سابقه­ ی 25 سال خدمت درچاپ دیجیتال دارد و مدیربرنامه ریزاستراتژی برحسب تقاضا است، اومشاور مدیریت شرکت تحقیقات بازار، متمرکز در چاپ دیجیتال و چاپ و نشر است.

فلمینگ اشاره می کند که POD از طریق کاهش یا حذف هزینه­های موجودی یا از رواج­ افتادگی، مزایایی را بدنبال دارد. با این حال، چاپ برحسب تقاضا (POD)هزینه­ های جدیدی را نیزشامل می شود که بخوبی به اطلاع عموم و طرفداران آن نرسیده است.

گردش­کار را چگونه تعریف می کنید؟

بخشی از مشکل به تعریف مرزهای گردش­کار POD برمی گردد. فروشندگان، اغلب تمایل به تمرکز بیش از حد فقط روی ورود سفارش، عملیات قبل از چاپ و عملکردهای چاپ دارند. فلمینگ اشاره می کند که در نگاهی کلی تر، گردش کار در یک عملیات چاپ، شامل تمام مراحل مورد نیاز برای تبدیل یک سفارش به محصول تمام شده و صورتحساب آن می شود. این ممکن است شامل  گرفتن سفارش، مواد مصرفی و موجودی، برنامه ­ریزی و پیگیری تولید ، مدیریت مدارک واسناد، چاپ، مونتاژ، تکمیل و صورتحساب باشد.

او می گوید: "هر یک از این توابع ممکن است مستلزم برقراری تعا­مل  با حوزه ­های دیگر، تامین کنندگان، مشتریان و یا دریافت­ کنندگان نهایی محصول باشد." لایه بعدی از معاملات می تواند شامل ارتباطات داخلی و خارجی، مذاکرات، گزارش­ ها، حسابداری مالی برای مواد و کارها، اتمام محصولات و توزیع شود.

مگر در مواردی که ارائه ­دهنده­ ی چاپ، کنترل تمام معاملات مربوط را بعهده گیرد، ممکن است با هزینه ­ها و کارهای پیش­بینی نشده مواجه شود. در واقع، مدیریت هزینه­ های معامله بزرگترین عامل دلسردی بسیاری از چاپخانه ­داران سنتی تجاری از حرکت سلطه­ جویانه نسبت به POD  بوده است. فلمینگ اذعان می کند: " از آنجا که بسیاری از معاملات و هزینه های مرتبط ، مستقل از اندازه­ی سفارش هستند، آنها می توانند بر کل هزینه ی یک کار POD، که ارزش آن ممکن است کمتر از 100 دلار باشد تسلط یابند. علاوه بر این،زمان مورد نیاز برای مدیریت یک کار کوتاه مدت، ممکن است بیشتر از زمان مورد نیاز برای تولید واقعی یک کارباشد! "

نوسان بالای سفارشات کوچکتر در یک عملیات  POD دیجیتال، نیاز به یک استراتژی گردش­کار کارآمدتر دارد. "یک مرکز POD  معمولی ممکن است با 20 تا 2000 سفارش در طول روز، با طول اجرایی یک تا 1000 واحد ، با زمان چرخش از 8 تا 24 ساعت مواجه شود.

بزرگترین کسب وکار رنگی چاپ برحسب تقاضا  ،چاپ و تکمیل بیش از یک چهارم میلیون A4 درهر روز است. با این حال، به رغم تمام پیشرفتها در زمینه ­ی عرضه­ ی تکنولوژی گردش کار در طول دو سال گذشته، محصولات خارج از چارچوب فعلی، اولین گام به سوی یک راه حل گردش کار جامع برای چاپ و تکمیل یک مرکز که قادر به کنترل هزاران سفارش در هر روزاست.

راه حل های بسیاری  برای ثبت سفارش  وجود دارد که ساده ترین بخش عملیات است. او همچنین می گوید: "ورود سفارشات مبتنی بر وب، برای فروشندگان نرم افزار بسیار در دسترس است، که برای تکثیر قابلیتهای ثبت سفارش در طول سالهای گذشته بحساب می ­آید. . با این حال، در نگاهی اجمالی ­تر، ثبت سفارش تنها بخش کوچکی از تمام چالشهای مدیریت کسب وکار است. هیچ کس یک سیستم گردش کار کاملا یکپارچه، هماهنگ با تمام توابع دیگر در کسب و کار را ارائه نمی دهد." "کسانی که در POD سرمایه گذاری می کنند به طور کلی پیکربندی قابلیتهای یکپارچه ی گردش کار خود را از نرم­افزارهای کاربردی استاندارد پایگاه داده می گیرند."

مدیریت ظرفیت توسط اعداد

برای کسانی که موفق شده اند گردش کار خود را با کنترل تمام معاملات، ظرفیت و بهره وری تجهیزات ساده و یکپارچه مدیریت کنند ،همچنان چالشها باقی می ماند. وی افزود: "اما آنها قابل­ حل هستند. مدیریت ظرفیت برای تولید کوتاه مدت با قوانین آماری محدود شده ­اند."

 فلیمینگ اظهارمی کند: اگر سطح خدمات داده شده حفظ شود،)برای مثال، اگر 95 درصد از سفارشات دریافتی باید ظرف 24 ساعت انجام شود) ، پس مقدار قابل پیش بینی ظرفیت باید مسئولیت رسیدگی به نوسانات هرروز تقاضا را بعهده بگیرد.  زمانهای کوتاه­­تر بازگشت POD نیازمند رزرو ظرفیت مطمئن به جای گردش گسترده­ تر در نوسانات هرروز است. اگر یک مرکز POD حداقل 95 درصد از سفارشات خود را باید در عرض 24 ساعت انجام دهد ،(زمانی که انحراف استاندارد در نوسان تقاضای روزانه 60 درصد از متوسط ​​تیراژ روزانه است) ،پس مدیریت نباید برای میانگین ​​ظرفیت استفاده از  بیش از 50 درصد  اوج ظرفیت تجهیزات برنامه ریزی کند."

فلمینگ می گوید" بیشتر عملیات POD  به تنها 50 تا 70 درصد استفاده از ظرفیت، در مقایسه با 85 درصد استفاده درعملیات چاپ معمولی با زمان بازگشت طولانی تر دست می یابند. در نتیجه، هزینه ­های تعمیر و نگهداری تجهیزات و استهلاک باید بیش از تیراژ کوچکتر ماهانه در تجارت POD پخش شود."

ملاحظات بهره وری

استفاده از ظرفیت­های پایین­تر POD  برای به حداقل رساندن زمان آماده ­سازی و راه اندازی و از بین بردن ضایعات بهره­وری بین مشاغل مهمتر است. در کارهای کوتاه­ مدت، این مرحله غیر مولد به شدت می تواند سرعت خالص تولید چاپ دیجیتال را کاهش دهد. فلمینگ توضیح می دهد که سرعت خالص تولیدی به تعداد کل چاپهای قابل قبول بر زمان کل کار در چاپ، تقسیم می شود که شامل آماده­ سازی، راه ­اندازی و عملیات مراحل اجرا می باشد.

با توجه به اطلاعات وارد شده توسط استراتژیست های چاپ در مقابل تقاضا، زمان کل آماده ­سازی و راه ­اندازی در چاپ­هایی با کیفیت رنگی امروزه  حدود 12 دقیقه است. این شامل راه اندازی کار، بارگیری کاغذ، تولید یک یا دو نمونه ی چاپ، پس از تنظیم برای دستیابی به کیفیت قابل قبول و راه اندازی های بعدی و توقفات در حین کار می شود. در نتیجه، سرعت واقعی تولیدو چاپ 100صفحه  A4 IPM  تنها 25صفحه IPM A4 در یک اجرا از 100 کپی از یک بروشور چهار صفحه­ ای بدست می آید.  برای 500 واحد اجرا، سرعت خالص تولیدی به 63 تراکم در هر دقیقه افزایش می یابد که هنوز کمتر از دو سوم سرعت برآورد شده است.

وی افزود: "در یک مرکز با کارهای کوتاه مدت تر ، تعمیر و نگهداری، استهلاک و هزینه ­های ثابت در چاپ باید بر ظرفیت تولیدی خالص کوچکتر تجهیزات پخش شود. تا زمانی که تولید کنندگان چاپ دیجیتال زمان  آماده­ سازی و راه­ اندازی را بطور قابل ملاحظه ­ای کاهش دهند، چابخانه ­داران می توانند هزینه­ های مرتبط با گروه بندی مشاغل مشابه را به حداقل برسانند.

پس چرا باید یک ارائه دهنده ی خدمات چاپ  POD را دنبال کند؟اگر چه فلمینگ در مورد چالش­ها واقع­ بین است،اما او نیز از طرفداران سرسخت این سرویس است. "

POD کلیدی است که ارزش واقعی چاپ دیجیتال را با ترکیب آن با خواسته ­های مستقیم کاربر محقق می کند. او ادعا می کند. "  کلید دستیابی به بیشترین سودآوری، در چاپ دیجیتال است. اما نیاز به تمرکز بیشتری برروی هماهنگی نسبت به کسب و کار کارگاهی کوتاه مدت سنتی دارد که ارائه دهندگان چاپ بیشترین آشنایی را با آن دارند."